Zie ook Vervangend vervoer agenda in verband met Vervangend vervoer boekingen.
Vervangend vervoer boekingen worden afgehandeld via de Vervangend vervoer agenda optie in Balie Werkplaats/Magazijn - Vervangend vervoer icoon 
. Er moet een klant en voertuig geladen zijn op een WO voordat u boekingen kunt maken. Van daaruit kunt u kosten toevoegen aan de WO voor verzekering en brandstofkosten gemaakt door de autodealer. Vervangend vervoer overeenkomsten worden ook afgedrukt ter ondertekening voor de klant.
In de Vervangend vervoer agenda kunt u ook demovoertuigen uitboeken op dezelfde manier als u vervangend vervoer uitboekt. Dit kan handig zijn als de autodealer vervangend vervoer voertuigen overboekt heeft en hij de klant van vervangend vervoer moet voorzien en in rekening brengen.
U kunt de vervangend vervoer agenda ook openen via het Vervangend vervoer icoon in de Werkplaatsofferte module en via Urenverantwoording in het laadvenster, maar enkel in weergavemodus.
Opmerking: Indien urenverantwoording gebruikt wordt en u vervangend vervoer aan het boeken bent via het urenverantwoordingsicoon 
, zal uw vervangend vervoer boekingsdatum gekoppeld zijn aan de urenverantwoording datum.
Wat wilt u doen?
Een vervangend vervoer boeking aanmaken met Urenverantwoording
Een vervangend vervoer boeking wijzigen met of zonder Urenverantwoording, inclusief opnieuw plannen en annuleren
Een vervangend vervoer boeking beginnen met Urenverantwoording
Tip: U kunt een vervangend vervoer boeking beginnen wanneer het voertuig toegevoegd werd aan de WO die al ingeklokt werd. U kunt het ook beginnen vanuit de Vervangend vervoer agenda buiten een WO.
Een vervangend vervoer boeking terugplaatsen met Urenverantwoording uitchecken
Tip: U kunt een vervangend vervoer boeking terugplaatsen zonder het uitcheckproces te moeten doorlopen door de WO te laden en het Vervangend vervoer icoon te selecteren. Het Vervangend vervoer (retour) scherm wordt weergegeven om aan te vullen. Ingestelde kosten worden zoals normaal toegevoegd aan de WO.
Een vervangend vervoer boeking aanmaken zonder Urenverantwoording
Een vervangend vervoer boeking beginnen zonder Urenverantwoording
Een vervangend vervoer boeking terugplaatsen zonder Urenverantwoording
Vervangend vervoer boekingen worden afgehandeld via de Vervangend vervoer agenda optie in Balie Werkplaats/Magazijn - Vervangend vervoer icoon .
Menubalk en Werkbalk:
| Menu | Icoon | Omschrijving |
|---|---|---|
| Bestand > Afdrukken |  |
Drukt de vervangend vervoer beginovereenkomst en retourovereenkomst af met de kosten en bestuurderdetails. |
| Bestand > Opslaan |  |
Geeft u de mogelijkheid om de vervangend vervoer boeking op te slaan indien aangemaakt door de gebruiker. |
| Bestand > Begin | |
Geeft u de mogelijkheid om de vervangend vervoer boeking te beginnen. |
| Bestand > Retour | |
Geeft u de mogelijkheid om de vervangend vervoer boeking terug te plaatsen. |
| Bestand > Boeking annuleren |  |
Geeft u de mogelijkheid om de vervangend vervoer boeking te annuleren. |
| Bestand > Opnieuw plannen |  |
Geeft u de mogelijkheid om de originele vervangend vervoer boeking opnieuw te plannen. |
| Bestand > Voertuig wisselen |  |
Geeft u de mogelijkheid om de vervangend vervoer boeking te wisselen (indien geïnstalleerd). |
| Bestuurder > Bestuurder |  |
Opent het Bestuurdersdetails scherm. |
| Help > Help |  |
Geeft het helpbestand weer van de huidige applicatie via de standaardbrowser. |
De vervangend vervoer registratie en omschrijving worden weergegeven in een scherm, inclusief de kosten die betrekking hebben tot het voertuig uitgeleend aan de klant.
Info afspraak:
De begingroep geeft de geboekte begindatums en tijden weer voor de vervangend vervoer boeking.
Datum uit: Verwachte begindatum van de boeking
Tijd uit: Verwachte begintijd van de boeking
Opmerking: Verwachte tijd uit wordt bepaald door de Aanvang leentijd parameter in CRM toegangsbeheer gebruiker, op het Vervangend vervoer tabblad. Die velden zijn wijzigbaar dus u kunt ze wijzigen indien nodig.
Datum terug: Verwachte retourdatum van de boeking
Opmerking: Enkel voor schadewerkplaatsen. De leentijd voor vervangend vervoer (Datum terug) wordt berekend door het aantal uren op de WO te delen door het aantal uren in de dag. De standaard voor één dag is 5 uren voor Schadewerkplaatsen. De berekening wordt ook afgerond, dus indien het niet een volledige dag is, wordt bijvoorbeeld 3,5 dagen afgerond naar 4 dagen geboekt. De Datum terug leenduur wordt door het systeem gegenereerd en kan altijd overschreven worden door de gebruiker.
Vervaltijd: Verwachte retourtijd van de boeking
Opmerking: De verwachten Vervaltijd wordt bepaald door de Einduur parameter in WL systeemparameters.
Km-stand uit: Km-stand bij het begin van de boeking
Tijd gestart: Werkelijke begintijd van de boeking
Uit filiaal: Afdeling waaruit het voertuig zal starten
Geen afkoop eigen risico: Vink dit veld aan indien de klant afkoop eigen risico weigert.
Geannuleerd: Datum waarop de boeking verwijderd werd
Geannuleerd door: Gebruiker die de boeking verwijderd heeft
Opmerking: Wordt enkel weergegeven als een gebruiker een boeking opent die geannuleerd is.
Brandstofmeter:
De brandstoftoeslag wordt berekend op basis van de tankinhoud van het voertuig en het verschil tussen de brandstof uit en de brandstof in. Hiermee wordt de brandstofkost berekend op basis van de Brandstofsoorten die ingesteld zijn in BW/M en wordt een brandstoftoeslag toegevoegd aan de WO.
Uit: Brandstofhoeveelheid juist ingevoerd door de gebruiker wanneer het voertuig uitgeboekt werd. U kunt dat doen met uw muis of via de pijltoetsen omhoog en omlaag bij de start van een boeking.
In: Brandstofhoeveelheid ingevoerd door de gebruiker wanneer het voertuig teruggebracht werd.
Opmerking: Het Afdrukicoontje wordt beschikbaar wanneer de brandstofhoeveelheid Uit en In ingevoerd is bij de Start of Retour van een vervangend vervoer boeking.
Retour:
Datum in: Werkelijke datum waarop het voertuig teruggebracht is
Tijd in: Werkelijke tijd wanneer het voertuig teruggebracht is
Km-stand in: Retour km-stand van het voertuig
In filiaal: Afdeling naar waar het voertuig teruggebracht wordt
Kosten:
Geeft de kosten weer met betrekking tot het voertuig dat uitgeleend wordt aan de klant. De vervangend vervoer kosten worden allemaal ingesteld in Voertuiggroep kosten in CRM. De kosten worden toegevoegd aan de WO met behulp van de RTS-codes ingesteld in de Systeemparameters in CRM op het Vervangend vervoer - 2 tabblad.
Klantkosten: De dagelijkse kosten van de klant voor het voertuig per dag. De kost is afhankelijk van de vervangend vervoer groep bepaald in de klantrecord.
Bij de toewijzing van vervangend vervoer met een code gelijk of lager dan die van klant, wordt er geen klantkost aangerekend. Als de voertuiggroep hoger is dan de klantgroep, dan wordt het verschil tussen de vervangend vervoer groepen aangerekend.
Opmerking: Indien er geen vervangend vervoer groep ingesteld is voor de klant, dan wordt de normale kost van het voertuig aangerekend.
De vervangend vervoer groepen moeten ingesteld en gevalideerd worden in de klantrecord voordat ze gebruikt kunnen worden. De vervangend vervoer groepen worden ingesteld in Vervangend vervoer groepen in CRM.
Verzekering afkoop eigen risico: Verzekering afkoop eigen risico per dag
Verzekering overschrijding: Verhoogde verzekeringspolis. De verzekering overschrijding kan een lagere of hogere kost zijn afhankelijk of de klant de dagelijkse kost afkoop eigen risico weigert wat weergegeven wordt op het Vervangend vervoer boekingsscherm.
Dagkilometrage: Toegestane dagkilometrage. Een km-overschrijding kan door de gebruiker ingesteld worden om de kilometers te controleren die een klant aflegt met het geleende voertuig. Als het voertuig meer kilometers afgelegd heeft dan de dagkilometrage, zal een kost voor de km-overschrijding toegevoegd worden aan de WO.
Te factureren:
Dat zijn de kosten die overgebracht worden naar de WO in Balie werkplaats/magazijn.
Administratie: Administratiekosten per dag voor de klant
Verzekering: Totaal verzekering afkoop eigen risico
Schade overschrijding: Als er schade vastgesteld wordt wanneer het voertuig teruggebracht wordt, dan wordt de verzekering overschrijding aangerekend aan de klant.
Km-overschrijding: Km-overschrijding kosten gedekt door de klant
Totaal: Totale kosten die gefactureerd moeten worden aan de klant
Opmerking: Voor de kosten die overgebracht worden naar een WO in Balie Werkplaats/Magazijn, moet u de RTS-codes ingesteld hebben in Systeemparameters in CRM op het Vervangend vervoer - 2 tabblad.
Tip: (Indien geïnstalleerd) De vervangend vervoer kosten die overgebracht worden naar de WO kunnen op die manier ingesteld zijn dat de regels automatisch aangevuld worden als de BW/M systeemparameters Overige details tabblad Autom. voltooien RTS code ingeschakeld is.
Schade:
Dit geeft u de mogelijkheid om alle schade aan het voertuig te registreren en toe te voegen aan de schade overschrijding kosten om te factureren aan de klant. Om schade aan het voertuig te registeren, moet u het veld selecteren onder de header Gebied om het Voertuig schadetaxatie scherm te openen.
Gebied: Gebied van het voertuig dat beschadigd is
Condities: Toestand van de schade
Aantekening: U kunt extra aantekeningen maken betreffende de schade van het voertuig.
Voertuig beschadigd tijdens leenperiode?: Als de schade vastgesteld en toegevoegd is aan het voertuig schadetaxatiescherm door de gebruiker, dan vinkt u dit vakje aan om dat aan te geven.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt bij de start of retour van vervangend vervoer om zo de schadekosten te kunnen factureren aan de klant.
De vervangend vervoer begin- en retourovereenkomsten moeten opgezet worden in Systeemparameters in CRM op Vervangend vervoer - 2 tabblad in Formaten leenovereenkomst.
De vervangend vervoer overeenkomstprinter moet ingesteld zijn in de gebruiker terminaldetails zodat de gebruiker de begin- en retourovereenkomsten kan afdrukken ter ondertekening voor de klant.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt bij de start of retour van vervangend vervoer om zo de schadekosten te kunnen factureren aan de klant.
Opmerking: Een ADP Standaard KLS of KLR-formaat wordt verstuurd naar de Vervangend vervoer overeenkomstprinter ingesteld in uw terminaldetails.
U heeft op elk moment toegang tot de Vervangend vervoer agenda vanuit Balie Werkplaats/Magazijn zonder dat een klant geladen is om boekingen of de beschikbaarheid van vervangend vervoer te bekijken door te klikken op het Vervangend vervoer icoontje in de werkbalk.
Om een vervangend vervoer boeking aan te maken met Urenverantwoording
Dit kan gedaan worden op één van twee manieren:
Een WO aanmaken met een klant en voertuig in Balie Werkplaats/Magazijn en het vervangend vervoer vakje in het Werkplaats / Schadewerkplaats tabblad selecteren.
Klik op het Urenverantwoording laden icoon om het Urenverantwoordingsscherm te openen en klik op de knop Urenverantwoording om de Vervangend vervoer agenda te openen.
Tip: De klantnaam en vervangend vervoergroep worden weergegeven in de titelbalk van het Vervangend vervoer agenda scherm wanneer een boeking gemaakt wordt voor die klant.
Standaard wordt de datum van vandaag ingevuld en alle voertuigen worden weergegeven met het voertuigtype van het leenvoertuig dat ingesteld is in de Systeemparameters in CRM op het Vervangend vervoer - 2 tabblad voor BW/M gebruikers.
Tip: U kunt de Vervangend vervoer agenda zo instellen dat een Dagoverzicht, Weekoverzicht of Maandoverzicht weergegeven wordt door de Standaard leen agenda-overzicht in CRM Toegangsbeheer gebruiker in te stellen van het Vervangend vervoer tabblad.
Opmerking: Als er bestaande vervangend vervoer boekingen gemaakt zijn voor deze klant, dan zullen die weergegeven worden onderaan dit scherm in het Vervangend vervoer boekingenraster. Dubbelklik om een boeking om de boekingsdetails van het voertuig na te kijken. De sleutel geeft de gebruiker de status van alle leenvoertuigen weergegeven in de agenda.
Vanuit het weekoverzicht selecteert u het gewenste voertuig door te klikken op het vereiste dagslot in het agendaraster. Hierdoor wordt het Vervangend vervoer boekingsscherm weergegeven. Geef de begindatum en -tijd, de retourdatum en -tijd van de boeking die gemaakt moet worden voor de klant. Als u over de bestuurdersdetails beschikt, selecteert u het Bestuurdericoon om het Bestuurdersdetails scherm te openen en de details in te voeren.
U kunt ook in het weekoverzicht klikken op de kolomheader van de vereiste datum en het voertuig selecteren op het geschikte tijdstip in het Dagraster.
Opmerking: Wanneer u een datum selecteert in het Weekoverzicht, dan worden de datums en uren geleverd uit Toegangsbeheer gebruiker, van het Vervangend vervoer tabblad Niet-dagelijks overzicht leenduur en de Aanvang leentijd.
Klik op Opslaan om de boeking aan te maken. Hierdoor wordt het Laadvenster geopend in Urenverantwoording om de datum weer te geven waarvoor het voertuig geboekt is. Selecteer de datumheader in het Laadvenster en laad de taken op de WO in het Dagscherm. Klik op Opslaan om terug te keren naar Balie Werkplaats/Magazijn en klik op Opslaan om de boeking te maken.
Opmerking: Hierdoor wordt het Werkenscherm in Urenverantwoording ook bijgewerkt.
Tip: Om te controleren of er een leenvoertuig geboekt werd voor een klant, laadt u de WO in BW/M en kijkt u of het Vervangend vervoer geboekt: omschrijving op de WO terug te vinden is onder het Product veld met het kenteken van het leenvoertuig. Om de vervangend vervoer boeking weer te geven op een WO, klik op het Vervangend vervoer icoon om het Vervangend vervoer boekingsscherm te openen en de boekingsdetails weer te geven.
Opmerking: Als de vervangend vervoer groepen gebruikt worden, dan wordt er een verschillende omschrijvingstekst weergegeven bij het boeken van een leenvoertuig. De vervangend vervoer groep waarop de klant recht heeft wordt weergegeven op de WO en Vervangend vervoer geboekt wordt daarna weergegeven. Dat betekent niet dat deze voertuiggroep geboekt werd, enkel dat een voertuig geboekt werd.
Door te klikken op Opslaan wordt een invoer aangemaakt in het Vervangend vervoer agendaraster voor het voertuig dat u geboekt heeft in de kleur geel voor Goedgekeurd.
Of (Indien geïnstalleerd):
Maak een WO aan met een klant en voertuig in Balie Werkplaats/Magazijn en selecteer de Urenverantwoording knop om het Urenverantwoordingsscherm te openen en klik op de Urenverantwoordingsknop.
Klik rechts op de datumheader in het ladenvenster en selecteer een van de menu-opties die u aangeboden worden bij het laden van werk.
Het werk wordt geladen voor een of meerdere monteurs en het leenvoertuig wordt geboekt. De monteur voor wie het werk geladen werd en het kenteken van het leenvoertuig worden weergegeven.
Sla de WO op om het werk en de vervangend vervoer boeking te bevestigen.
Opmerking: Via deze snelle boekingsoptie wordt een leenvoertuig slechts voor één dag geboekt. Er wordt een bericht weergegeven zodat u kunt verdergaan met de boeking of die annuleren. Indien een langere boeking vereist is, boek dan vervangend vervoer zoals gewoonlijk via de Vervangend vervoer agenda.
Om een bestaande vervangend vervoer boeking te wijzigen:
Laad de WO met de vervangend vervoer boeking die gewijzigd moet worden in BW/M. Klik op Vervangend vervoer om het vervangend vervoer boekingsscherm te openen.
De volgende wijzigingen kunnen worden gemaakt:
Selecteer Boeking annuleren in het Bestand menu, of klik op de icoon, om de boeking te annuleren.
Opmerking: Een waarschuwing wordt weergegeven om de annulering van de boeking te bevestigen.
Selecteer Opnieuw plannen in het Bestand menu, of klik op de icoon om de boeking opnieuw te plannen.
De Datum en tijd uit, Datum terug en vervaltijd worden wijzigbaar waardoor u de boeking opnieuw kunt plannen. Klik op Opslaan om de nieuwe boekingsdatums bij te werken in de Vervangend vervoer agenda.
Opmerking: De bestuurdersdetails kunnen ook bijgewerkt worden.
Om een vervangend vervoer boeking aan te maken met Urenverantwoording:
Tip: U kunt een vervangend vervoer boeking starten wanneer het voertuig toegevoegd werd aan de WO die al ingeklokt werd door de WO te laden of door die te selecteren in de vervangend vervoer agenda.
Laad de WO van de klant in Balie Werkplaats/Magazijn. Klik op de knop Urenverantwoording 
om het Urenverantwoordingsscherm te openen en klik op Check in/uit.
Selecteer de optie Neem het voertuig over in het Check in/out scherm, geef de km-stand van het voertuig van de klant indien gekend en klik op OK. Het vervangend vervoer boekingsscherm wordt weergegeven om de boeking te starten.
Pas de begin-km van het leenvoertuig aan indien nodig. T het beginuur wordt geleverd als de werkelijke tijd waarop u de boeking zou starten en het Uit filiaal wijzigen indien verschillend. U kunt het veld Geen afkoop eigen risico aanvinken indien de klant de afkoop eigen risico verzekering weigert waardoor de verzekering overschrijding toeneemt.
Geef de brandstofhoeveelheid in de brandstofmeter door te klikken op het veld Uit. U kunt vastgestelde schade toevoegen indien die nog niet geregistreerd werd door te klikken in het veld Gebied waardoor het venster Voertuig schadetaxatie geopend wordt.
Opmerking: Het Afdrukicoontje wordt beschikbaar wanneer de brandstofhoeveelheid Uit ingevoerd is bij de Start van een vervangend vervoer boeking.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt en een boeking gestart wordt.
Klik op Afdrukken om de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt ter ondertekening voor de klant. Klik op Begin om terug te keren naar Balie Werkplaats/Magazijn en daarna op Opslaan WO.
Opmerking: Extra of meer details over vervangend vervoer kunnen toegevoegd worden aan het veld Aantekening indien nodig.
Om vervangend vervoer boeking terug te plaatsen met Urenverantwoording (uitchecken):
Tip: U kunt een vervangend vervoer boeking terugplaatsen zonder het uitcheckproces te moeten doorlopen door de WO te laden en het Vervangend vervoer icoon te selecteren. Het Vervangend vervoer (retour) scherm wordt weergegeven om aan te vullen. Ingestelde kosten worden zoals normaal toegevoegd aan de WO.
om om het Urenverantwoordingsscherm te openen en klik op Check in/uit.Selecteer de optie Geef voertuig terug aan klant in het Check in/out scherm, geef de km-stand van het voertuig van de klant indien gekend en klik op OK. Het vervangend vervoer boekingsscherm wordt weergegeven om de boeking te terug te plaatsen.
Opmerking: Het Afdrukicoontje wordt beschikbaar wanneer de brandstofhoeveelheid In ingevoerd is bij de Retour van een vervangend vervoer boeking.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt bij de retour van een boeking om zo de schadekosten te kunnen factureren aan de klant.
De retourdatum en tijd worden gevuld door het systeem maar u kunt die nog aanpassen indien nodig. Geef de km-stand in en het In filiaal indien nodig.
Klik op Afdrukken om de vervangend vervoer overeenkomst af te drukken voor de klant ter ondertekening, klik op Terug om terug te keren naar BW/M en de WO bij te werken met de RTS-codes voor de kosten van het leenvoertuig en dan de WO Opslaan.
Opmerking: Extra of meer details over vervangend vervoer kunnen toegevoegd worden aan het veld Aantekening indien nodig.
Tip: (Indien geïnstalleerd) De vervangend vervoer kosten die overgebracht worden naar de WO kunnen op die manier ingesteld zijn dat de regels automatisch aangevuld worden als de BW/M systeemparameters Overige details tabblad Autom. voltooien RTS code ingeschakeld is.
U heeft op elk moment toegang tot de Vervangend vervoer agenda vanuit Balie Werkplaats/Magazijn zonder dat een klant geladen is om boekingen of de beschikbaarheid van vervangend vervoer te bekijken door te klikken op Vervangend vervoer in de werkbalk.
Om een vervangend vervoer boeking aan te maken zonder Urenverantwoording:
Een WO aanmaken met een klant en voertuig in Balie Werkplaats/Magazijn en het vervangend vervoer icoon selecteren om de Vervangend vervoer agenda te openen.
Tip: De klantnaam en vervangend vervoergroep worden weergegeven in de titelbalk van het Vervangend vervoer agenda scherm wanneer een boeking gemaakt wordt voor die klant.
Datum van vandaag ingevuld in de vervangend vervoer agenda en alle voertuigen worden weergegeven met het voertuigtype van het leenvoertuig dat ingesteld is in de Systeemparameters in CRM op het Vervangend vervoer - 2 tabblad voor BW/M gebruikers.
Tip: U kunt de Vervangend vervoer agenda zo instellen dat een Dagoverzicht, Weekoverzicht of Maandoverzicht weergegeven wordt door de Standaard leen agenda-overzicht in CRM Toegangsbeheer gebruiker in te stellen van het Vervangend vervoer tabblad.
Opmerking: Als er bestaande vervangend vervoer boekingen gemaakt zijn voor deze klant, dan zullen die weergegeven worden onderaan dit scherm in het Vervangend vervoer boekingenraster. Dubbelklik om een boeking om de boekingsdetails van het voertuig na te kijken. De sleutel toont de status van alle leenvoertuigen weergegeven in de agenda.
Vanuit het weekoverzicht selecteert u het gewenste voertuig door te klikken op het vereiste dagslot in het agendaraster waardoor het Vervangend vervoer boekingsscherm geopend wordt. Geef de begindatum en -tijd. De retourdatum en -tijd van de boeking gemaakt voor de klant. Als u over de bestuurdersdetails beschikt, selecteert u het Bestuurdericoon om het Bestuurdersdetails scherm te openen en de details in te voeren.
U kunt ook in het weekoverzicht klikken op de kolomheader van de vereiste datum en het voertuig selecteren op het geschikte tijdstip in het Dagraster.
Opmerking: Wanneer u een datum selecteert in het Weekoverzicht, dan worden de datums en uren geleverd uit Toegangsbeheer gebruiker, van het Vervangend vervoer tabblad Niet-dagelijks overzicht leenduur en de Aanvang leentijd.
Klik op Opslaan om de boeking aan te maken. Hierdoor keert u terug naar Balie Werkplaats/Magazijn en wordt de WO opgeslagen.
Tip: Om te controleren of er een leenvoertuig geboekt werd voor een klant, laadt u de WO in BW/M en klikt u op het Vervangend vervoer icoon . Hierdoor wordt het Vervangend vervoer boekingsscherm en de boekingsdetails weergegeven. U kunt het tabblad Order nakijken om te zien of het selectievakje Vervangend vervoer aangevinkt is.
Klik op Opslaan om een invoer aan te maken in het Vervangend vervoer agendaraster voor het voertuig dat u geboekt heeft in de kleur geel voor Goedgekeurd.
Om een vervangend vervoer boeking te starten zonder Urenverantwoording:
Laad de WO van de klant in Balie Werkplaats/Magazijn en klik op Vervangend vervoer . Het vervangend vervoer boekingsscherm wordt weergegeven om de boeking te starten.
Pas de begin-km van het leenvoertuig aan indien nodig. Het beginuur wordt geleverd als de werkelijke tijd waarop de gebruiker de boeking gestart heeft en het Uit filiaal gewijzigd indien verschillend. U kunt het veld Geen afkoop eigen risico aanvinken indien de klant de afkoop eigen risico verzekering weigert waardoor de verzekering overschrijding toeneemt.
Geef de brandstofhoeveelheid in de brandstofmeter door te klikken op het veld Uit en vastgestelde schade toevoegen indien die nog niet geregistreerd werd door te klikken in het veld Gebied waardoor het venster Voertuig schadetaxatie geopend wordt.
Opmerking: Het Afdrukicoontje wordt beschikbaar wanneer de brandstofhoeveelheid Uit ingevoerd is bij de Start van een vervangend vervoer boeking.
Klik op Afdrukken om de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt ter ondertekening voor de klant, klik op Start om terug te keren naar BW/M en daarna op Opslaan WO.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt en een boeking gestart wordt.
Opmerking: Extra of meer details over vervangend vervoer kunnen toegevoegd worden aan het veld Aantekening door de gebruiker indien nodig.
Om een vervangend vervoer boeking terug te plaatsen zonder Urenverantwoording:
Laad de WO van de klant in Balie Werkplaats/Magazijn en klik op Vervangend vervoer . Het vervangend vervoer boekingsscherm wordt weergegeven om de boeking te terug te plaatsen.
Geef de brandstofhoeveelheid in de brandstofmeter door te klikken op het veld In en voeg vastgestelde schade toe door te klikken op het veld Gebied waardoor het venster Voertuig schadetaxatie geopend wordt.
Opmerking: Het Afdrukicoontje wordt beschikbaar wanneer de brandstofhoeveelheid In ingevoerd is bij de Retour van een vervangend vervoer boeking.
Let op: Schade moet toegevoegd worden voordat de vervangend vervoer overeenkomst afgedrukt wordt bij de retour van een boeking om zo de schadekosten te kunnen factureren aan de klant.
De retourdatum en tijd worden gevuld door het systeem maar u kunt die nog aanpassen indien nodig. Geef de km-stand in en het In filiaal indien nodig.
Klik op Afdrukken om de vervangend vervoer overeenkomst af te drukken voor de klant ter ondertekening, klik op Terug om terug te keren naar BW/M en de WO bij te werken met de RTS-codes voor de kosten van het leenvoertuig. Daarna kunt u de WO opslaan.
Opmerking: Extra of meer details over vervangend vervoer kunnen toegevoegd worden aan het veld Aantekening indien nodig.
Tip: (Indien geïnstalleerd) De vervangend vervoer kosten die overgebracht worden naar de WO kunnen op die manier ingesteld zijn dat de regels automatisch aangevuld worden als de BW/M systeemparameters Overige details tabblad Autom. voltooien RTS code ingeschakeld is.
Om vervangend vervoer toe te voegen aan een bestaande WO:
Laad de WO van de klant in Balie Werkplaats/Magazijn en klik op Vervangend vervoer om de Vervangend vervoer agenda te openen.
Tip: De klantnaam en vervangend vervoergroep worden weergegeven in de titelbalk van het Vervangend vervoer agenda scherm wanneer een boeking gemaakt wordt voor die klant.
Standaard wordt de datum van vandaag ingevuld in de vervangend vervoer agenda en alle voertuigen worden weergegeven met het voertuigtype van het leenvoertuig dat ingesteld is in de Systeemparameters in CRM op het Vervangend vervoer - 2 tabblad voor BW/M gebruikers.
Tip: U kunt de Vervangend vervoer agenda zo instellen dat een Dagoverzicht, Weekoverzicht of Maandoverzicht weergegeven wordt door de Standaard leen agenda-overzicht in CRM Toegangsbeheer gebruiker in te stellen van het Vervangend vervoer tabblad.
Opmerking: Als er bestaande vervangend vervoer boekingen gemaakt zijn voor deze klant, dan zullen die weergegeven worden onderaan dit scherm in Vervangend vervoer boekingen raster. Dubbelklik om een boeking om de boekingsdetails van het voertuig na te kijken. De sleutel toont de status van alle leenvoertuigen weergegeven in de agenda.
Vanuit het weekoverzicht selecteert u het gewenste voertuig door te klikken op het vereiste dagslot in het agendaraster waardoor het Vervangend vervoer boekingsscherm geopend wordt. Geef de begindatum en -tijd, de retourdatum en -tijd van de boeking die gemaakt moet worden voor de klant. Als u over de bestuurdersdetails beschikt, selecteert u het Bestuurdericoon om het Bestuurdersdetails scherm weer te geven en de details in te voeren.
U kunt ook in het weekoverzicht klikken op de kolomheader van de vereiste datum en het voertuig selecteren op het geschikte tijdstip in het Dagraster.
Opmerking: Wanneer u een datum selecteert in het Weekoverzicht, dan worden de datums en uren geleverd uit Toegangsbeheer gebruiker, van het Vervangend vervoer tabblad Niet-dagelijks overzicht leenduur en de Aanvang leentijd.
Klik op Opslaan om de boeking aan te maken waardoor u terugkeert naar Balie Werkplaats/Magazijn en daarna op Opslaan WO.
Opmerking: Hierdoor wordt het Werkenscherm in Urenverantwoording ook bijgewerkt.
In sommige gevallen is het nodig om het geboekte leenvoertuig voor de klant te wijzigen naar een ander.
Om vervangend vervoer te wijzigen van een bestaande WO:
Plaats de vervangend vervoer boeking terug (Urenverantwoording of zonder) zonder de WO uit te checken en de voertuigkosten van het eerste voertuig zullen toegevoegd worden aan de WO. Daarna kunt u de WO opslaan.
Tip: (Indien geïnstalleerd) De vervangend vervoer kosten die overgebracht worden naar de WO kunnen op die manier ingesteld zijn dat de regels automatisch aangevuld worden als de BW/M systeemparameters Overige details tabblad Autom. voltooien RTS code ingeschakeld is.
Ga terug naar de WO en klik op het icoon Vervangend vervoer. Hierdoor wordt de boodschap Nieuwe boeking aanmaken of bestaande record bekijken weergegeven.
Selecteer Nieuwe boeking om de Vervangend vervoer agenda te openen en een ander voertuig te selecteren.
Klik op Opslaan in het Vervangend vervoer boeking (aanmaken) scherm en klik daarna op Opslaan in de WO.
Start nu de boeking zoals normaal (Urenverantwoording of zonder).
In sommige gevallen is het nodig om het leenvoertuig geboekt voor de klant te wisselen omdat het nog niet schoongemaakt is of omdat het slecht geparkeerd is en het niet vlug bereikbaar is. Dan geeft de dealer aan de klant een voertuig dat gemakkelijker bereikbaar is en verwerkt dat daarna in de Vervangend vervoer agenda.
Om vervangend vervoer te wisselen (indien geïnstalleerd):
Laad de WO van de klant in Balie Werkplaats/Magazijn, klik op Vervangend vervoer en het Vervangend vervoer boekingsscherm wordt weergegeven.
Kies de Voertuig wisselen knop om het Vervangend vervoer wisselen scherm te openen.
Tip: U kunt ook een voertuig wisselen bij het inchecken voordat de boeking gestart is.
Het leenvoertuig geselecteerd om te wisselen wordt gemarkeerd in blauw in de lijst van beschikbare voertuigen. Klik op het voertuig waarnaar u wilt wisselen en er zal een bevestigingsbericht weergegeven worden. Kies Ja om te wisselen naar het geselecteerde voertuig.
Opmerking: Alle kosten van het origineel leenvoertuig worden ook overgezet naar het nieuwe voertuig. Het systeem berekent het verschil in kosten niet wanneer u gebruik maakt van Vervangend vervoer groepen. Voorbeeld: overschakelen van een (A) groep voertuig naar een (C) groep voertuig: het kostenverschil tussen beide wordt niet berekend; u moet dat handmatig aanpassen wanneer de kosten toegevoegd zijn aan de WO.
