Opmerking: De Vervangend vervoer agenda kan vanuit verschillende modules in Autoline worden geopend: Showroom, Voertuigadministratie, Werkplaats in Balie Werkplaats/Magazijn en Schadewerkplaats.
Er zijn twee functies in Mijn desktop om te werken met demovoertuigen. Die zijn:
Demoboeking: Gebruikt om voertuigen te boeken voor demonstraties en het toevoegen van nieuw vervangend vervoer.
Demo autoriseren: Wordt gebruikt om boekingen goed te keuren of opnieuw te plannen om zo overlappingen op te lossen. Deze optie is alleen toegankelijk vanuit CRM en is niet beschikbaar in de Balie Werkplaats/Magazijn modules.
In Balie Werkplaats/Magazijn, werkplaats en schadewerkplaats is een functie aanwezig om vervangend vervoer te boeken. Deze functie gebruikt hetzelfde proces als demovoertuigboekingen.
Vervangend vervoer: Gebruikt om vervangend vervoer te boeken. Maakt het mogelijk om kosten te berekenen en te registreren voor deze voertuigen
Selecteer de optie Demoboeking in het menu Extra om het scherm Vervangend vervoer agenda in CRM en Voertuigadministratie weer te geven. Vanuit Showroom opent u het venster door op de knop Demoboeking 
te klikken. U kunt ook klikken op de knop 
om direct een demo uit te voeren op het offertevoertuig. De volgende menuopties en iconen zijn beschikbaar en kunnen verschillen afhankelijk vanuit welke module u het vervangend vervoer scherm opent:
Menu Icoon Omschrijving Bestand > Voertuig aanmaken Geeft u de mogelijkheid om te zoeken naar een voertuig en aan te maken in de vervangend vervoer agenda. Bestand > Sluiten Brengt u terug naar het vorige scherm Beeld> Filter... Toont het Vervangend vervoer zoekfilters scherm. Hiermee kunt u de lijst met vervangend vervoer filteren op: Kenteken - Als het kenteken niet bestaat in het scherm Vervangend vervoer agenda, wordt het Voertuig snelzoeken scherm weergegeven - Voertuigtype; Voertuiggroep; Filiaal; Merk; Model; Versnellingsbak; Soort brandstof, en Alleen actieve voertuigen? De beschikbare opties worden automatisch gegenereerd op basis van het ingestelde filiaal voor het huidige gebruikers-ID. De filterinstellingen worden gereset na het verlaten van het Vervangend vervoer agenda scherm. Beeld > Periode > Dagelijks Toont Vervangend vervoer in dagen. Dit kan worden ingesteld als standaard voor iedere gebruiker in Toegangsbeheer gebruiker en is aan te raden voor demoboekingen. Beeld > Periode > Wekelijks Toont Vervangend vervoer in weken. Dit kan worden ingesteld als standaard voor iedere gebruiker in Toegangsbeheer gebruiker en is aan te raden voor demoboekingen. Beeld > Periode > Maandelijks Toont Vervangend vervoer in maanden. Dit kan als standaard worden ingesteld voor iedere gebruiker in Toegangsbeheer gebruiker. Beeld > Beeld > Voertuig/Groep/Filiaal/Type (Indien geïnstalleerd) Met behulp van deze optie kunt u de Vervangend vervoer agenda bekijken per Voertuig, Groep, Filiaal of Type (indien geïnstalleerd). Beeld > Eenheid > Boekingen/Uren Met behulp van deze optie kunt u de Vervangend vervoer agenda bekijken per Boekingen of Uren. Demovoertuigen > Dit voertuig Deze optie is alleen beschikbaar in de Showroom CRM-module en geeft u de mogelijkheid om een demo direct te starten. De optie zal alleen worden weergegeven als een CRM voertuigrecord en klant zijn geladen. Help > Help Geeft deze helppagina weer
BOEKINGSOVERZICHT:
De Boekingsoverzicht sectie van het scherm bevat het agendaraster, samen met meerdere velden voor het navigeren en weergeven van vervangend vervoer boekingen over een bepaalde tijd. Iedere rij van het agendaraster geeft boekingen weer voor één vervangend vervoer voertuig. Als het aantal voertuigen het aantal rijen in het raster overschrijdt, zal een scrollbar worden weergegeven.
Klik op de ... knop in het Datumveld om naar een dag te gaan met behulp van een pop-upkalender.
Geef een kenteken om één voertuig weer te geven in het Vervangend vervoer raster.
SLEUTEL:
De Sleutel geeft geboekte voertuigen in het raster weer in:
turkoois - niet beschikbaar in de BW/M-modules
rood - de boeking is gestart
geel - de boeking is goedgekeurd
kersrood - de boeking overlapt
donkerblauw - de boeking is voltooid
Tip: De klantdetails voor een vervangend vervoer boeking kunnen nu bekeken worden als u met de muis over de boeking in het raster gaat. (Indien geïnstalleerd)
RASTER:
Afhankelijk van het beeld van het raster (Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks) zullen de volgende opties beschikbaar zijn om het beeld van het raster te wijzigen:
Klik op de enkele pijl naar links
om de vorige twee uren, de vorige dag of de vorige twee weken te bekijken in het Vervangend vervoer raster.
Klik op de dubbele pijl naar links
om de vorige dag, de vorige twee weken of de vorige maand te bekijken in het Vervangend vervoer raster.
Klik op Huidige datum
om de Vervangend vervoer agenda te bekijken voor vandaag.
Klik op de dubbele pijl naar rechts
om de volgende dag, de volgende twee weken of de volgende maand te bekijken in het Vervangend vervoer raster.
Klik op de enkele pijl naar rechts
om de volgende twee uren, de volgende dag of de volgende twee weken te bekijken in het Vervangend vervoer raster.
Groep: Toont de Vervangend vervoer groepen van het voertuig. Als de optie is aangevinkt in Locaties, zal dit de groepen weergeven bij het openen van de Vervangend vervoer agenda. Iedere groep voertuigen kan worden uitgediept. Dit is handig voor bedrijven met een groot wagenpark.
Omschrijving: Toont de voertuigomschrijving
Dagen: Toont de dagen waarop het voertuig was uitgeboekt. Dit veld voor gebruikt voor verzekeringsdoeleinden. Deze optie wordt niet gebruikt in CRM, Showroom of Voertuigadministratie.
Kenteken: Toont het vervangend vervoer kenteken
[Boeken]: Wordt alleen weergegeven in het Dagelijks overzicht. Deze optie is niet beschikbaar in BW/M en geeft de mogelijkheid om een Verkoperboeking, of als een klant is geladen, een Nu boeking te boeken, starten en voltooien.
In het raster worden verschillende opties weergegeven afhankelijk van het beeld. Dagelijks toont de uren in het raster, Wekelijks toont de dagen en Maandelijks toont de boekingen van een hele maand.
Tip: De klantdetails voor een vervangend vervoer boeking kunnen nu bekeken worden als u met de muis over de boeking in het raster gaat. (Indien geïnstalleerd)
Alle boekingen voor een klant zullen worden weergegeven in een raster aan de onderzijde van de Vervangend vervoer agenda. Die lijst heeft als naam Vervangend vervoer boekingen voor [Naam klant]:
Datum: Toont de datum waarop het voertuig is weggegaan
Tijd: Toont het uur waarop het voertuig is weggegaan
Voorraad-nr: Toont het voorraadnummer van het voertuig
Omschrijving: Toont het kenteken en omschrijving van het voertuig
WO [Status]: Toont het WO-nummer en de WO-status. Deze informatie zal alleen zijn gevuld als een vervangend vervoer boeking in BW/M is aangemaakt.
SO bedr: Toont het BW/M bedrijfsnummer. Deze informatie zal alleen zijn gevuld als een vervangend vervoer boeking in BW/M is aangemaakt.
Behandeld: Toont de datum en tijd waarop de boeking is gestart
Voltooid: Toont de datum en tijd waarop het voertuig is teruggekeerd
Geannuleerd: Toont de datum waarop een voertuig is geannuleerd. Deze optie verwijdert de boeking uit het raster.
Opmerking: In BW/M kan alleen Vervangend vervoer worden geboekt als een klant is geladen.
De taken die uitgevoerd kunnen worden met behulp van dit scherm, staan hieronder vermeld:
Vervangend vervoer boeken voor een klant:
Opmerking: Boekingen kunnen alleen voor een klant worden aangemaakt, door eerst het klantrecord te laden. Dit kan gedaan worden door te zoeken of via het tabblad Mijn klanten in CRM, Showroom of BW/M. Een klantboeking kan niet worden gemaakt vanuit de Voertuigadministratiemodule.
Navigeer naar de datum waarop de boeking moet plaatsvinden.
(Boekingen kunnen niet in het verleden liggen.)
Klik rechts op een tijdslot in het agendaraster, in de rij die overeenkomt met het voertuig dat gekozen is voor de boeking.
Er wordt een contextmenu weergegeven.
Selecteer Klantboeking.
Als er een tijdslot is geselecteerd dat al geboekt is, wordt het Boekingsselectie scherm weergegeven. Klik op de optie Nieuwe boeking aanmaken.
Het Klant demovoertuigboeking scherm of, vanuit de BW/M-module, het Vervangend vervoer boeking scherm wordt weergegeven.
Wijzig, indien nodig, de volgende velden:
Opmerking: De Klantdetails en Werkelijke details secties van het scherm kunnen op dit punt niet worden gewijzigd.
Verdere details van de bestuurder, zoals rijbewijs- en verzekeringsinformatie, kunnen worden ingevoerd door Bestuurder te selecteren in de menubalk, of door te klikken op de 
icoon.
Selecteer Aanmaken in het Bestand menu, of klik op de icoon 
, om de boeking aan te maken.
Als de geselecteerde begin- of eindtijden overlappen met een bestaande boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Om de boeking toch aan te maken, klik op Doorgaan. Klik op Opn. invoeren om de huidige boeking aan te passen.
Voor gewone gebruikers in CRM is dit het einde van het proces. De boeking wordt weergegeven in het agendaraster in lichtblauw om aan te geven dat het voertuig is geboekt, maar moet worden geautoriseerd door een gebruiker met een hogere prioriteit. Iedere soortgelijke gebruiker kan een boeking autoriseren, maar er wordt automatisch een e-mail verstuurd naar het adres dat is gespecificeerd voor het filiaal waaraan het geboekte voertuig is toegewezen. Dit is meestal de persoon die de leiding heeft over het autoriseren. Als een boeking is geautoriseerd, zal in het Vervangend vervoer agenda raster de boeking in Geel worden weergegeven.
Voor gebruikers met de prioriteit om te autoriseren, wordt de boeking automatisch geautoriseerd en met kleurencode weergegeven. Het Nieuw contact scherm of Wizard wordt weergegeven als een contactcode is gespecificeerd in Systeemparameters, voor het bevestigen van demo's.
Gebruik het contactscherm, indien weergegeven, om een contact en follow-up aan te maken voor de boeking. Zie de instructies in de Nieuw contact scherm of Nieuw contact wizard secties van deze helpbestanden. De meeste velden worden automatisch door het systeem gevuld.
Tip: Als de demonstratie is geboekt om binnenkort plaats te vinden, kan die mogelijk voorkomen vóór de follow-updatum. Afhankelijk van de werkroutines van uw bedrijf, wilt u mogelijk de contactcode voor de follow-up instellen op XXX om te voorkomen dat die wordt toegevoegd aan uw agenda in het tabblad Mijn taken. Speciaal als uw systeem is ingesteld om verdere contacten aan te maken als de demo is voltooid.
Opmerking: U kunt op dit punt annuleren of afsluiten om de boeking aan te maken zonder een gekoppeld contact. Er zal een waarschuwing verschijnen, maar alleen de informatie ingevoerd in het contactscherm gaat verloren, niet de werkelijke boeking.
Een verkoperboeking aanmaken:
Deze optie is alleen beschikbaar voor CRM, Showroom of Voertuigadministratie modules en is niet van toepassing voor BW/M.
Navigeer naar de datum waarop de demo moet plaatsvinden.
(Boekingen kunnen niet in het verleden liggen.)
Klik rechts op een tijdslot in het agendaraster, in de rij die overeenkomt met het voertuig dat gekozen is voor de boeking.
Er wordt een contextmenu weergegeven.
Selecteer Verkoperboeking.
Als er een tijdslot is geselecteerd dat al geboekt is, wordt het Boekingsselectie scherm weergegeven. Klik op de optie Nieuwe boeking aanmaken.
Het Verkoper demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven.
Wijzig, indien nodig, de volgende velden:
Opmerking: De Werkelijke details secties van het scherm kunnen op dit punt niet worden gewijzigd.
Selecteer Aanmaken in het Bestand menu, of klik op de icoon , om de boeking aan te maken.
Als de geselecteerde begin- of eindtijden overlappen met een bestaande boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Om de boeking toch aan te maken, klik op Doorgaan. Klik op Opn. invoeren om de huidige boeking aan te passen.
De boeking wordt in turkoois getoond in het agendaraster. Die is geboekt maar moet nog worden geautoriseerd door een gebruiker met een hogere prioriteit gelijk aan, of hoger dan de waarde ingesteld in de Systeemparameters. Iedere soortgelijke gebruiker kan een boeking autoriseren, maar er wordt automatisch een e-mail verstuurd naar het adres dat is gespecificeerd voor het filiaal waaraan het geboekte voertuig is toegewezen. Dit is meestal de persoon die de leiding heeft over het autoriseren.
Opmerking: In de module Showroom CRM wordt een knop weergegeven als een klant en CRM voertuigrecord zijn geladen, zodat u direct een demo kunt starten.
Direct een demo starten:
Opmerking: De directe boekingfaciliteit bestaat alleen voor klantboekingen en is daarom alleen beschikbaar als eerst een klantrecord is geladen. Dit kan gedaan worden door te zoeken of via het tabblad Mijn klanten. Toegang tot deze functie wordt ook bepaald door een gebruikersprioriteit instelling in de Systeemparameters.
Klik op een cel in de roze kolom van het agendaraster (waarin de tekst Nu staat) in de rij van het voertuig wat overeenkomt met het voertuig dat gekozen is voor de demo.
Het Klant demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven.
Wijzig, indien nodig, de volgende velden:
Beantwoord de vragen in de Klantdetails sectie van het scherm, door te klikken op iedere regel om het Ja/Nee veld te wisselen. Er kunnen tot 5 vragen worden ingesteld voor ieder bedrijf in de Systeemparameters. De rest van de Klantdetails sectie van het scherm kan op dit punt niet worden gewijzigd.
Verdere details van de bestuurder, zoals rijbewijs- en verzekeringsinformatie, kunnen worden ingevoerd door Bestuurder te selecteren in de menubalk, of door te klikken op de icoon.
Selecteer Start in het Bestand menu, of klik op de icoon, om de boeking aan te maken en de demo te starten.
Als het rijbewijs van de klant niet is ingevoerd, zal er een waarschuwing worden gegeven. Om de boeking toch aan te maken, klik op OK. Om de rijbewijsdetails in te voeren klikt u op Annuleren en volgt u de instructies in stap 5 hierboven.
Als de geselecteerde begin- of eindtijden overlappen met een bestaande boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Om de boeking toch aan te maken, klik op Doorgaan. Klik op Opn. invoeren om de huidige boeking aan te passen.
Het Nieuw contact scherm of Wizard wordt weergegeven als een contactcode is gespecificeerd in Systeemparameters, voor het bevestigen van demo's.
Gebruik het contactscherm, indien weergegeven, om een contact en follow-up aan te maken voor de boeking. Zie de instructies in de Nieuw contact scherm of Nieuw contact wizard secties van deze helpbestanden. De meeste velden worden automatisch door het systeem gevuld.
Tip: Afhankelijk van de werkroutines van uw bedrijf, wilt u mogelijk de contactcode voor de follow-up instellen op XXX om te voorkomen dat die wordt toegevoegd aan uw agenda in het tabblad Mijn taken. Speciaal als uw systeem is ingesteld om verdere contacten aan te maken als de demo is voltooid.
Opmerking: U kunt op dit punt annuleren of afsluiten om de boeking aan te maken zonder een gekoppeld contact. Er zal een waarschuwing verschijnen, maar alleen de informatie ingevoerd in het contactscherm gaat verloren, niet de werkelijke boeking.
De boeking wordt weergegeven in het agendaraster in het rood (Gestart).
Als de demo is voltooid, moet u de boeking voltooien.
Een bestaande boeking wijzigen:
Opmerking: Behalve voor gebruikers met de prioriteit om te autoriseren, kunnen alleen boekingen worden gewijzigd die goedgekeurd zijn, en die zijn aangemaakt door dezelfde gebruiker. Die boekingen hebben als kleurcode geel.
Klik op een boeking.
Het Boekingsselectie scherm wordt weergegeven.
Selecteer de boeking om te wijzigen, door te klikken op de overeenkomstige regel.
Het Klant- of Verkoper demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven of, vanuit de BW/M-module, het Vervangend vervoer boeking scherm.
De volgende wijzigingen kunnen worden uitgevoerd:
Selecteer Boeking annuleren in het Bestand menu, of klik op de 
icoon, om de boeking te annuleren.
Boeking opnieuw inplannen (en/of details wijzigen):
Selecteer Opn. plannen in het Bestand menu, of klik op de 
icoon.
De Opnieuw inplannen modus wordt geactiveerd. Er wordt een vink geplaatst naast de optie in het Bestand menu en de taakbalk icoon wordt aangezet (het zal er donkerder of meer verzonken uitzien).
Let op: Als de Opnieuw plannen modus niet is geactiveerd, zal de boeking beginnen als u op de icoon klikt.
Wijzig de Tijd uit en Retourtijd velden in het Boekingsdetails sectie van het scherm, en/of wijzig één van de overige, wijzigbare velden in het scherm.
Selecteer Opslaan in het Bestand menu, of klik op de icoon.
Als de boeking overlapt met een andere boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Om de boeking toch op te slaan, klik op Doorgaan. Klik op Opn. invoeren om de huidige boeking aan te passen.
De Vervangend vervoer agenda wordt bijgewerkt.
Opmerking: Als een contact (en follow-up) was aangemaakt toen de boeking werd aangemaakt, zal die niet worden gewijzigd als de boeking opnieuw wordt ingepland, of worden verwijderd als de boeking wordt geannuleerd.
Een conflict tussen overlappende boekingen oplossen:
Klik op een kersrood (overlap) tijdslot.
Het Boekingsselectie scherm wordt weergegeven.
Als de boeking een lege cel heeft in de Behandeld kolom, kan die worden gewijzigd. Klik op één van deze en volg de instructies hierboven voor het opnieuw inplannen van een boeking.
Een eerder geboekte demo beginnen:
Klik op een gele (Goedgekeurde) boeking in het agendaraster.
Het Boekingsselectie scherm wordt weergegeven.
Selecteer de boeking om te beginnen, door te klikken op de overeenkomende regel.
Het Klant- of Verkoper demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven of, vanuit de BW/M-module, het Vervangend vervoer boeking scherm.
Als de boeking was begonnen als een klantboeking, kunnen verdere details van de bestuurder, zoals rijbewijs- en verzekeringsinformatie, worden ingevoerd door Bestuurder te selecteren in de menubalk of door te klikken op de icoon.
Selecteer Begin in het Bestand menu, of klik op de icoon.
Als het rijbewijs van de klant niet is ingevoerd, zal er een waarschuwing worden gegeven. Om de boeking toch aan te maken, klik op OK. Om de rijbewijsdetails in te voeren klikt u op Annuleren en volgt u de instructies in stap 3 hierboven.
Als de boeking overlapt met een andere boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Om de boeking toch op te slaan, klik op Doorgaan.
De Vervangend vervoer agenda wordt bijgewerkt met de vorige geselecteerde boeking, die nu in het rood (Gestart) wordt weergegeven.
Als de demo is voltooid, moet u de boeking voltooien.
Een demo voltooien:
Klik op een rode (Gestarte) boeking in het agendaraster.
Het Boekingsselectie scherm wordt weergegeven.
Selecteer de boeking om te voltooien, door te klikken op de overeenkomende regel.
Het Klant- of Verkoper demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven of, vanuit de BW/M-module, het Vervangend vervoer boeking scherm.
Wijzig, indien nodig, de volgende velden:
Als de boeking was begonnen als een klantboeking, kunnen verdere details van de bestuurder, zoals rijbewijs- en verzekeringsinformatie, worden ingevoerd door Bestuurder te selecteren in de menubalk of door te klikken op de icoon.
Selecteer Voltooien in het Bestand menu, of klik op de icoon.
Als de boeking overlapt met een andere boeking, wordt er een waarschuwing gegeven. Klik op Doorgaan
Als de te voltooien boeking is aangemaakt als een klantboeking, zal het Nieuw contact scherm of wizard worden weergegeven als een contactcode is gespecificeerd voor de voltooiing van de demo's in Systeemparameters (tenzij de vervangend vervoer agenda is geopend vanuit de BW/M module).
Gebruik het contactscherm, indien weergegeven, om een contact en follow-up aan te maken voor de boeking. Zie de instructies in de Nieuw contact scherm of Nieuw contact wizard secties van deze helpbestanden. De meeste velden worden automatisch door het systeem gevuld. Als het contact wordt opgeslagen, zal een ander contactscherm of wizard worden weergegeven. Deze keer voor het instellen van een Klanttevredenheid follow-up.
Opmerking: U kunt op dit punt annuleren of afsluiten om de boeking te voltooien zonder het aanmaken van gekoppelde contact(en). Er zal een waarschuwing verschijnen, maar alleen de informatie ingevoerd in het contactscherm gaat verloren, niet de werkelijke boeking.
De Vervangend vervoer agenda wordt bijgewerkt met de vorige geselecteerde boeking, die nu in het donkerblauw (Voltooid) wordt weergegeven.
De details van een boeking afdrukken:
Klik op een bestaande boeking in het agendaraster.
Het Boekingsselectie scherm wordt weergegeven.
Selecteer de boeking om te voltooien, door te klikken op de overeenkomende regel.
Het Klant- of Verkoper demovoertuigboeking scherm wordt weergegeven of, vanuit de BW/M-module, het Vervangend vervoer boeking scherm.
Selecteer Afdrukken in het Bestand menu, of klik op 
.
Er zal een Autoline standaard DVB, KLS of KLR worden verstuurd naar de huidige geconfigureerde printer.
Nieuwe voertuigen toevoegen aan de lijst van beschikbare demovoertuigen:
Opmerking: Toegang tot de Vervangend vervoer aanmaak wordt bepaald door de gebruikersprioriteit. Het prioriteitsniveau wordt ingesteld in de Systeemparameters.
Klik op Voertuig aanmaken , of selecteer Bestand > Voertuig aanmaken in de menubalk.
Het Zoeken scherm verschijnt. Alleen CRM-voertuigen met status S of D kunnen worden aangemaakt als nieuwe vervangend vervoer voertuigen.
Het Vervangend vervoer voertuig scherm wordt weergegeven.
Volg de instructies in de Vervangend vervoer aanmaken en wijzigen sectie van deze helpbestanden.
Details van bestaand vervangend vervoer wijzigen:
Opmerking: Toegang tot Vervangend vervoer wijzigen wordt bepaald door de gebruikersprioriteit. Het prioriteitsniveau wordt ingesteld in de Systeemparameters.
Klik op de voertuigomschrijving van het voertuig dat u wilt wijzigen.
Het Demoboekingsvoertuig opslaan scherm wordt weergegeven.
Volg de instructies in de Vervangend vervoer aanmaken en wijzigen sectie van deze helpbestanden.
