Het contacthistorie scherm wordt weergegeven als u de nieuw contact aanmaken optie selecteert in de werkbalk van de klantrecord. Het scherm geeft u de mogelijkheid om de contactdetails in te geven en een nieuw contact aan te maken, dat zal worden opgeslagen voor de klantrecord in de contacthistorie. De contacthistorie kan worden bekeken in het tabblad overzicht van de klantrecord. Contacten kunnen aangemaakt en bijgehouden worden vanuit alle modules in het Autoline systeem en Contactsoorten kunnen worden ingesteld om direct toegang te geven tot verschillende opties zoals: Demoboeking, Showroomofferte of een KTM.
Opmerking: Als u de Nieuw contact optie kiest, kan er een scherm geopend worden dat als titel ook Nieuw contact heeft maar waarin u stappen kunt doorlopen. De reden daarvoor is dat de wizardoptie ingeschakeld is. Om dit uit te schakelen: Sluit het scherm en klik op de Wizard icoon, selecteer hierna weer de contacticoon.
Dit scherm wordt weergegeven als u de nieuw contact optie selecteert in de werkbalk van de klantrecord. De vijf hoofdgebieden van het scherm:
Er is een andere functionaliteit beschikbaar in het contactscherm dat afhankelijk is van de instelling van de contactsoortcodes. De snelkoppelingsiconen van de klantrecord zijn ook beschikbaar in het contactscherm. Deze functionaliteit wordt verder behandeld onder extra informatie.
Opmerking: Contacten worden alleen aangemaakt voor klanten, al kan er ook een record van gekoppelde bedrijven en/of voertuigen worden bijgehouden.
Het klantgebied bevat een veld genaamd Naam. De informatie in het veld is niet wijzigbaar en wordt standaard gevuld door het systeem als het scherm wordt geopend. De informatie in het veld is de aanhef uit de klantrecord.
Het contactdetailsgebied van het scherm is waar de details worden ingevoerd die specifiek zijn voor het contact.
Velden:
Afdeling: De afdeling waarvoor het contact dient. Er kan een nieuwe afdeling worden geselecteerd met behulp van de keuzelijst
. De afdelingen die worden getoond in de keuzelijst worden beheerd in de CRM kostenplaatsen optie in het Menu - Overige functies.
Groep: Contactsoortgroep. Een contactsoortgroep wordt gebruikt om gelijke of gerelateerde contactsoortcodes te groeperen. Om een contactsoortgroep te selecteren, klik op de keuzelijst
Code: Code die omschrijft welk contact wordt gemaakt met of door de klant. Contactcodes worden beheerd in de Contactsoortcodes optie in het Menu - Overige functies. De contactcode wordt geselecteerd met behulp van de keuzelijst
Opmerking: Als het contactscherm wordt geopend via de klachtenicoon op de klantrecord, zullen de contactgroep en -code standaard worden ingevuld. U kunt deze velden niet meer wijzigen.
Omschrijving: Tekstveld waarin u meer details kunt geven over het contact.
Actie: Het actie veld is niet wijzigbaar. De gegevens in dit veld houden verband met de manier waarop de contactsoortcode is ingesteld. Het veld dient slechts om u te informeren over extra acties die kunnen worden uitgevoerd via het contactscherm.
Herkomst klant: (Indien geïnstalleerd) Dit veld wordt alleen weergegeven als de oorsprong K voor Klant geselecteerd is. Een herkomst klant code kan geselecteerd worden door de keuzelijst
Medewerker: Contactmedewerker voor wie het contact wordt aangemaakt. Er kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van
.
Filiaal: Locatie waar contact is gemaakt met de klant. De locatie wordt geselecteerd met behulp van de keuzelijst
Herkomst: Omschrijving van de afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor het gemaakte contact. Die kan worden geselecteerd via de keuzelijst
Sterkte: Mate waarin het contact belangrijk is. De geselecteerde waarde in de keuzelijst
Voertuig: Dit veld is toegankelijk als de contactsoortcode het vereist dat er details over het betrokken voertuig moeten worden bijgehouden in het contact. Klik op
Er zijn tabbladen die permanent zijn en zullen verschijnen ongeacht of er een contactactie is bepaald door de contactsoortcode instelling en een extra tabblad dat zal worden behandeld als onderdeel van de extra informatie.
De permanente tabbladen zijn:
Het tabblad follow-updetails wordt gebruikt om de follow-upinformatie aan te maken voor het contact:
Medewerker: De medewerker die verantwoordelijk is voor de opvolging van het contact. Er kan een medewerker worden geselecteerd via .
Datum: Datum waarop het contact moet worden opgevolgd. Door te klikken op wordt een kalender weergegeven waaruit u de follow-updatum kunt selecteren.
Tijd: Tijdstip waarop het contact moet worden opgevolgd.
Groep: Groep die de contactsoortcode bevat die gebruikt wordt om het contact op te volgen. U kunt die selecteren via de keuzelijst
Code: Dit is de contactsoortcode die moet worden gebruikt als het contact wordt opgevolgd. U kunt die selecteren via de keuzelijst
Het tabblad voorspelde/werkelijke gebeurtenissen toont in een rasterformaat het aangemaakte contact en alle verwante contacten. Het raster heeft een sleutel waarbij kleuren gerelateerd zijn aan verschillende contacten. Het raster zal het contact weergeven dat moet worden opgevolgd, contacten die het systeem beschouwd als gemist, het huidige contact en de doorlopende contactreeks.
Het tabblad Klantdetails geeft de klant contactdetails weer. Die omvatten:
Het thuis telefoonnummer van de klant
Het werk telefoonnummer van de klant
Het werk toestelnummer van de klant
Het mobiele telefoonnummer van de klant
Het faxnummer van de klant
Het voorkeur contactnummer van de klant
Het adres van de klant
De postcode in de klantrecord
De naam van het bedrijf waaraan de klant is gekoppeld (indien aanwezig)
De functie van de klant binnen dat bedrijf
Het tabblad Extra informatie geeft meer informatie over de datums, tijdstippen en gebruikersnamen die betrokken zijn bij de aanmaak en voltooiing van het contact.
Velden:
Aangemaakt door: Gebruikers-ID van de persoon die het contact oorspronkelijk heeft aangemaakt. Dit zal uw ID zijn als u een nieuw contact aanmaakt.
Contactdatum: Datum waarop het contact is aangemaakt. Dit veld is wijzigbaar.
Contacttijd: Tijdstip waarop het contact is aangemaakt. Dit veld is wijzigbaar.
Originele follow-updatum: Oorspronkelijke follow-updatum die is ingevoerd in het contact. Dit veld wordt alleen gevuld als de follow-updatum is gewijzigd. Zie Extra informatie voor meer details.
Opmerking: Er is adviesinformatie aanwezig naast deze beide velden, om de gebruiker te adviseren over het aantal keer dat de follow-updatum en het tijdstip zijn gewijzigd. De mogelijkheid voor gebruikers om de follow-updatum en het tijdstip te wijzigen vereist dat er een parameter wordt aangezet in Toegangsbeheer gebruiker.
Voltooid door: Gebruikers-ID van de persoon die het contact heeft voltooid. Dit zal alleen worden gevuld als het contact wordt opgevolgd.
Voltooid datum: Datum waarop het contact is voltooid.
Voltooid om: Tijdstip waarop het contact is voltooid.
Er is meer functionaliteit aanwezig in het contactscherm dat niet permanent beschikbaar is, of wijzigt afhankelijk van bepaalde instellingen.
Banner Dit is een informatiebanner die verschijnt tussen de klant en contactdetails. De informatie hier is afhankelijk van de status van het contact. Mogelijke variaties zijn:
Dit is een nieuw contact. Dit verschijnt als het contactscherm wordt geopend om een nieuw contact aan te maken.
Deze follow-up is X dagen te laat (waarbij X het aantal dagen is). Dit verschijnt als een achterstallig openstaand contact is geselecteerd in de agenda, of uit het klant contactoverzicht.
Dit contact vereist opvolging op of vóór [datum] en [tijd]. Dit bericht verschijnt als een niet-achterstallig contact wordt geselecteerd in de agenda, of in het klant contactoverzicht.
Tabblad Follow-updetails. Het tabblad follow-updetails zal enigszins wijzigen als het contactscherm wordt geopend vanuit een bestaand open contact. Als uw toegangsbeheer gebruiker overeenkomstig is ingesteld, zijn de medewerker, follow-updatum en tijdvelden wijzigbaar. De mogelijkheid om het follow-upmedewerker veld te wijzigen is alleen beschikbaar als er een teamstructuur aanwezig is. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid om follow-ups door te geven aan andere leden van hun team. De andere wijziging aan dit tabblad is dat in de follow-upmedewerker agenda voor de dag wordt weergegeven wanneer de follow-up verloopt met de openstaande contact-invoer op het juiste tijdstip.
Klantdetails. Op het klantdetails tabblad zijn dezelfde iconen aanwezig als op het klantrecord overzicht tabblad. De onderstaande tabel toont deze iconen en hun functie.
| Icoon | Optie | Omschrijving |
 |
Kies nummer | Deze optie geeft u de mogelijkheid om het nummer te bellen via het telefoonnetwerk |
 |
Snel sms | Deze optie geeft u de mogelijkheid om een sms-bericht te versturen naar het mobiele nummer van de klant. Door te klikken op de icoon zal het sms-berichtscherm worden geopend met het nummer standaard ingevuld. Om het bericht te versturen moet u de tekst aanvullen en op OK klikken. |
 |
Snel Fax | Opent het snel fax scherm. |
 of  |
Beste tijd om te bellen | Dit geeft u de mogelijkheid om de beste tijd om te bellen informatie te bekijken die bewaard wordt in de klantrecord. U kunt deze informatie niet wijzigen terwijl u in het contactscherm bent. Als de klok met handen weergegeven wordt, dan wordt er beste tijd om te bellen informatie beschikbaar in de klantrecord. Zo niet, dan is er geen beste tijd om te bellen informatie. |
 |
Snelpost | Dit opent het snelpost scherm. |
Het vijfde tabblad. Er is ook een vijfde tabblad aanwezig, dat zichtbaar wordt als er een nieuw contact wordt aangemaakt. Het uitzicht wordt bepaald door de manier waarop de contactsoortcode ingesteld is. Dit tabblad kan verschijnen in combinatie met een actieknop, die verschijnt naast het afdeling, groep en codevelden en in het geval van een e-mail en SMS-actie krijgt u een versturen knop in het vijfde tabblad. De actieknop zal een scherm openen en u toestaan om de gespecificeerde actie uit te voeren.
De opties in de menubalk zijn opgesomd in de onderstaande tabel. Alle mogelijke opties zullen worden beschreven. Sommige zullen niet gerelateerd zijn aan het contactscherm dat u heeft geopend.
Scannen: Deze optie geeft u de mogelijkheid om documenten te scannen en ze op te slaan als referentiemateriaal voor het contact.
De werkbalkitems zijn opgesomd in de onderstaande tabel. Zoals met de menubalk zullen de iconen wijzigen afhankelijk van de manier waarop het contactscherm wordt geopend. De tabel geeft u de details en functionaliteit van de beschikbare opties.
| Icoon | Optie | Omschrijving |
 |
Opslaan of Bestand/Opslaan in de menubalk. | Deze optie zal het contact opslaan voor de klantrecord. |
 |
Afdrukken of Bestand/Afdrukken in de menubalk. | Deze optie drukt de contactbladen af voor de geladen klantrecord. |
 |
Sluiten of Bestand/Sluiten in de menubalk. | Deze optie sluit het contactscherm. Er zal u worden gevraagd om te bevestigen of u dit wilt doen. Als u klikt op OK zult u terugkeren naar de klantrecord. |
 |
Aantekeningen/Geen aantekeningen of Beeld/Aantekeningen (Geen aantekeningen) in de menubalk. | Dit geeft u de mogelijkheid om aantekeningen toe te voegen of te bekijken die gerelateerd zijn aan het contact of deze follow-up. |
 |
Brieven of Beeld/Brieven in de menubalk. | Dit geeft u de mogelijkheid om de brieven te bekijken die zijn verstuurd tijdens het contact aanmaken proces. |
 |
Agenda of Extra/Agenda in de menubalk. | Deze optie opent de E-mail/Agenda functie. |
 |
Dossier of Extra/Dossier in de menubalk. | Dit laadt het dossier voor de geladen klantrecord. |
 |
Km-stand of Extra/Km-stand bijwerken in de menubalk. | Deze optie geeft u de mogelijkheid om de vorige km-stand bij te werken van ieder voertuig dat gerelateerd is aan het contact. |
 |
Extra details of Extra/Extra details in de menubalk. | Deze optie opent het extra details scherm voor de geladen klantrecord. |
 |
Follow-up of Bestand/Contact follow-up in de menubalk. | Deze optie geeft u de mogelijkheid om het geladen openstaande contact op te volgen. Als deze optie wordt geselecteerd, zal een nieuw contactscherm worden geopend waarin de follow-upgroep en code reeds zijn ingevuld als de contactgroep en code voor het nieuwe contact. |
|
Opnieuw opslaan of Bestand/Opnieuw opslaan in de menubalk. | Deze optie geeft u de mogelijkheid om het contact nogmaals op te slaan. Deze optie is alleen beschikbaar als een openstaand contact is geopend. |
 |
Help of Help/Help in de menubalk. | Deze optie opent het helpbestand in uw internetbrowser. |
