De CRM Klantrecord bevat details over de klanten in het systeem. Het openen van de klantrecord maakt het mogelijk om de data van de bestaande klantrecords te onderhouden, maar hetzelfde scherm wordt ook geopend als een nieuwe klantrecord wordt aangemaakt. De klantinformatie is gegroepeerd in verschillende gebieden van het scherm en is verdeeld over vier tabbladen. Dit zijn de volgende velden:
Het klantenmenu en de taakbalk blijven hetzelfde, ongeacht in welk tabblad u zich bevindt. Als u meer wilt weten over het menu of de taakbalk, volg dan de onderstaande koppelingen.
Opmerking: het klantrecordnummer wordt rechts onderaan het scherm weergegeven. Om een klantrecord te koppelen aan een bedrijfsrecord in wijzigingsmodus, klikt u op het bedrijfsicoon en daarna zoeken naar de bedrijfsnaam. Selecteer het bedrijf of maakt het aan, u keert dan naar de klantrecord terug. Als u de record opslaat, worden de koppelingen aangemaakt.
Het tabblad Overzicht maakt het u mogelijk om toegang te hebben tot klantcommunicatiedetails, klantcontact, gekoppelde voertuigen, klantactiviteit van showroom en het dossier. Het tabblad overzicht kan weergegeven worden in een alternatief scherm vanaf de bovenste werkbalk. U kunt ook filteren op afdeling, groepscode, locatie, medewerker en klantcontactbeheer oproepen, als die module wordt gebruikt. De velden op dit tabblad worden hieronder beschreven:
Tip: Details in het communicatiegebied kunnen alleen geraadpleegd worden, de informatie kan worden gewijzigd in het tabblad Klant. Er worden verschillende knoppen weergegeven voor iedere communicatiemethode. Het Contactscherm verschijnt. Hier kunt u de klant rechtstreeks contacteren afhankelijk van uw systeemset-up.
Telefoon-nr. privé: Privé telefoonnummer van de klant. Klik op
als uw systeem telefoonintegratie heeft, bijvoorbeeld: Callcenter module.
Telefoon-nr. werk: Werk telefoonnummer van de klant. Klik op
Doorkiesnummer: Werktoestelnummer van de klant.
Mobiel nummer: Mobiel nummer van de klant. Klik op de SMS knop
om een sms-bericht te sturen.
Fax: Het faxnummer van de klant. Klik op
om een faxbericht te versturen.
E-mail: Het e-mailadres van de klant Klik op
om een e-mailbericht te versturen.
Opmerking:
Er wordt in het klantoverzichttabblad een alternatief icoon getoond voor telefoonnummers en e-mailadressen die beschermd zijn door TPS. Doorkiesnummers worden niet opgenomen.
Adres: Het adres en de postcode van de klant
Tip:Het contactoverzichtvenster wordt weergegeven in verschillende kleuren. Selecteer de CRM legenda voor verdere hulp. Als u op één van de contactregels klikt, wordt het contact weergegeven. Als u rechtsklikt op één van de contactregels, wordt de contactreeks weergegeven.
Datum: Follow-up datum
Medew.: Medewerker follow-up
Soort: Soort contact
Aantekening: Ingevoerde contactaantekeningen
Openstaande follow-up: Omschrijving op de follow-upcode
Verbinden: Klik op de afdrukken knop
of op de CSI knop
om informatie weer te geven die wordt vastgehouden in het klantcontact.
Opmerking: Het voertuig dat blauw is gemarkeerd, is het geladen voertuig. Klik rechts op de blauwe regel om het Voertuigrecord weer te geven
Voertuigen
Kenteken: Het kenteken van het voertuig
Omschrijving: Een omschrijving van het voertuig
Locatie: De locatie van het voertuig
Status: Status van het voertuig, bijvoorbeeld Huidige auto
Koppeling: Voertuigkoppelingen, bijvoorbeeld Verkoop, Naverkoop, Bestuurder
Km-stand: Km-stand van het voertuig
Het klantactiviteitraster geeft informatie van de Showroom en/of Balie Werkplaats/Magazijn module(s). Wanneer u een lijn aanklikt, verschijnt de Showroom offerte of het Balie Werkplaats/Magazijnnummer.
Opmerking: De showroomoffertes weergegeven in de Klantactiviteit hebben een kleurencode.
Soort: W voor WO voor Balie Werkplaats/ Magazijn en nieuw of gebruikt voor de Showroom
Omschrijving: WO nummer en registratienummer voor Balie Werkplaats/ Magazijn, de voertuigomschrijving voor een prijsboekofferte of het voorraadnummer en registratienummer indien de offerte aangemaakt is voor een gebruikt voorraadvoertuig
Datum: Datum waarop de WO of showroomofferte laatst is gewijzigd
Status: Vooruitgang van de WO of offerte
Dossier: Het dossier bevat verschillende gegevens, afhankelijk van de Dossier toegangsinstellingen in CRM Toegangsbeheer gebruiker.
Het tabblad Klant bevat de klantdetails. Dit zijn de volgende velden:
Titel/Voorletters: Titel en voorletters van de klant
Voornaam: De voornaam van de klant
Achternaam: De achternaam van de klant
Aanhef: Het systeem leidt de aanhef automatisch af van de titel- en achternaamvelden, maar dit kan worden gewijzigd.
Adres: Klantadres, die gewijzigd kan worden tenzij uw systeem opgezet is voor financiële integratie, in dit geval klik op bewerken. Dit geeft het Huidige verblijfsadres scherm weer en u kunt het adres wijzigen.
Let op: U moet goed opletten als u dit veld wijzigt.
Postcode: Postcode van de klant (kan gewijzigd worden indien incorrect)
Geen post meer: Selecteer indien de klant geen post wenst. Deze instelling heft de direct-mailstatus en de afdelingsspecifieke brieven op. Het wordt gebruikt om automatisch alle post naar de klant tegen te houden. Bijvoorbeeld, klanten met voortdurende klachten moeten hun mail tijdelijk kunnen stoppen.
NAW-gegevensbescherming: Selecteer indien klanten het niet wensen dat hun adres wordt weergegeven bij records zoeken
Opmerking: Selecteer het TPS-vakje bij de telefoonnummers als de klant wordt beschermd door het TPS-schema. Het systeem controleert deze instellingen wanneer een telefooncampagne wordt gevoerd.
Telefoonnr. privé: Privé-telefoonnummer van de klant
Opmerking: Gebruik altijd STD-codes en nooit streepjes tussen nummers (bijvoorbeeld 01635 523456)523456
Telefoonnr. werk: Werk-telefoonnummer van de klant (gebruik altijd hetzelfde formaat)
Doorkiesnummer: Werktoestelnummer van de klant indien van toepassing
Mobiel nummer: Mobiel nummer van de klant
Fax: Het faxnummer van de klant.
E-mail: E-mailadres van de klant. Het e-mailadres moet in het volledige internetformaat ingevoerd worden, bijvoorbeeld abc@kerridge.com. Het veld kan drie e-mailadressen vasthouden.
Opmerking:
Voorkeurcontact-nr.: Met behulp van de drop-down knop
kan de voorkeurcontactmethode van de klant worden geselecteerd:
1 Privé 2 Werk 3 Mobiel 4 Onbekend Met de cirkel bij het voorkeurcontact-nr. veld kunt u details over de beste tijd om de klant te bellen registreren. Een klok wordt weergegeven wanneer details werden ingevoerd.
Herkomst klant: Herkomst klant codes beschrijven hoe de klant bij uw bedrijf is terechtgekomen
Status: Stelt de status van de huidige record vast. Dit veld moet ingevuld zijn en worden geselecteerd tijdens het aanmaken van een record.
Gebruik de drop-downknop
- L Live - Geadresseerde mailing (Alle mailings ontvangen)
- N Live - Geen geadresseerde mailing (Geen mailings ontvangen)
- D Live - Data beschermd (TPS beschermd)
- X - Gemarkeerd om te verwijderen (Markeer deze klant om te verwijderen)
Opmerking: Eens een klantrecord is gemarkeerd omt te verwijderen, kunt u de record niet meer openen en moet u contact opnemen met uw systeembeheerder om de record opnieuw te openen.
Transportsoort: transportsoort die de klant vereist, die wordt gebruikt in de WO wizard optie
Het tabblad Aanvullende details bevat de verdere klantdetails. De velden op dit tabblad worden hieronder beschreven:
Verkorte naam: Afgekorte versie van de klantnaam (kan de eerste adresregel zijn)
Bedrijf: Bedrijfsnaam waaraan de klant is gekoppeld
Beroep: Vrije tekst veld voor het beroep van de klant
Opmerking: klik op
Functie: Code van 3 tekens en omschrijving typeren de functie van de klant. Deze codes zijn opgeslagen in het bestand Bedrijfsfunctie codes in het Menu - Overige functies.
Soort bedrijf: Code van 3 tekens en omschrijving typeren het bedrijfstype waar de klant mee betrokken is. Die zijn opgeslagen in het bestand Bedrijfssoort codes in het Menu - Overige functies.
Debiteur: Debiteurennummer van de klant. Klik op de ellipsknop
om te zoeken naar een debiteur. De knop Debiteur wordt ingeschakeld als bepaalde parameters zijn ingesteld, waarmee u een Verkoopboekrekening kunt aanmaken in de CRM module.
Aanmaakfiliaal: Aanmaakfiliaal van de klant indien alle locaties zichtbaar zijn
Land: Land van de klant
Taal: Taal van de klant
Titels: Vrij tekstveld voor elke klantentitel, bijvoorbeeld MBE, OBE, DSO
Geslacht: M voor Man en F voor Vrouw
Geboortedatum: Geboortedatum van de klant
Burgerservicenr./Rijksregisternr. ID-kaartnummer van de klant, indien bekend
Handicap: Handicap referentienummer
Opmerking: Motability (=handicap) is een schema voor gehandicapte bestuurders. Wanneer u de aantekeningenknop selecteert naast dit veld, wordt het Venster handicapdetails weergegeven. Het maakt u mogelijk de einddatum van het attest en het kantoor van uitgifte toe te voegen.
Klantenkaart: Klantenkaartsoort van de klant. Die zijn gebruikersspecifiek en worden aangemaakt met de klantenkaartoptie in Overige Functies.
Klantenkaart-nr.: Veld van 20 tekens voor het klantenkaartnummer
Klantenkaart verval: Vervaldatum van de klantenkaart van de klant
Opmerking: Het is mogelijk dat de klantenkaartinformatie niet verschijnt op de klantrecord. Deze informatie kan vastgehouden worden op bedrijfs-, klant- of voertuigrecordniveau of helemaal niet. Waar deze informatie wordt opgeslagen wordt bepaald door de systeemparameters. Als u meer informatie wilt, kies dan de koppeling CRM systeemparameters in gerelateerde onderwerpen.
Verv. vervoer groep: Enkelvoudig-karakterveld, numeriek of alfabetisch
Primaire marktklant: Dit kan gebruikt worden voor rapporteringsdoeleinden (klik om in te schakelen)
Opmerking: Voor iedere klantrecord kunt u diverse locaties, afdelingen en verkopers opslaan. Bijvoorbeeld, de klant koopt een voertuig in een locatie en gaat voor onderhoud naar een andere locatie. Voor meer informatie over dit raster, selecteert u Klant kostenplaatsdetails
Om een kostenplaats toe te voegen of te wijzigen, klikt u rechts in het raster.
Opmerking: Indien de optie om alle Afdelingen te sluiten aanwezig is op het snelkoppelingsmenu, sluit het alle afdelingen. Dit is ingesteld in Gebruikerstoegangscontrole.
Locatie: De locatie
Afdeling: Afdeling, bijvoorbeeld S voor Verkoop
Verkoper: Naam van de verkoper
Klantsoort: Soort klant, bijvoorbeeld Klant, Prospect, Vaste klant
Contactmethode: De contactmethode die de klant vereist, bijvoorbeeld alle brieven moeten naar het huisadres.
Het tabblad Gekoppelde voertuigen geeft voertuigen weer die gekoppeld zijn aan de klantrecord of het bedrijf. Dit zijn de volgende velden:
Kenteken: Huidige kenteken voor het voertuig, zoals opgeslagen in de CRM voertuigrecord
Omschrijving: Een omschrijving van het voertuig
Status: Huidige status van de voertuigrecord
Koppeling: Huidige voertuigkoppelingen
Er zijn drie overige velden op het tabblad Gekoppelde voertuigen. Die zijn:
Toon voertuigen met status: Dit geeft u de mogelijkheid de status van de CRM voertuigrecord te kiezen dat een koppeling heeft naar een bedrijfsrecord of een klantrecord. Voertuigen die gekoppeld zijn als vorige voertuigen zullen in rood worden weergegeven.
De overige twee velden in het scherm geven de naam van de huidige geselecteerde klantrecord weer en de naam van de bedrijfsrecord, indien gekoppeld.
Keuzerondjes:
Bedrijf: Geeft de voertuigen weer die gekoppeld zijn aan het bedrijf (dit zijn deze CRM voertuigenrecords die gekoppeld zijn aan een klant en gemarkeerd als bedrijfsvoertuigen)
Klant: Geeft het voertuig weer gekoppeld aan de klantrecord
U kunt het overzicht wijzigen door het gewenste keuzerondje te selecteren.
Opmerking: Als u Klant kiest in Bedrijfsrecord tabblad Gekoppelde voertuigen, worden de voertuigen in het raster weergegeven met de geselecteerde status en gekoppeld aan de klantrecord. Ze hoeven echter niet gekoppeld te zijn aan de bedrijfsrecord.
Onderstaand is een lijst met items uit de menubalk, met een koppeling naar de beschikbare omschrijving.
Opmerking: De beschikbare opties in het Bedrijfsmenu kunnen verschillen, afhankelijk van de instellingen Toegangsbeheer Gebruiker in Systeemfuncties.
| Bestand | Rapporten | Extra | Klantopties | Contactdetails | Help |
| Brieven | |||||
| Aantekeningen/Geen aantekeningen | |||||
| Klantvoertuig | |||||
| Familie | |||||
| Extra details | |||||
| Controle |
Menu afdrukken: Het printmenu geeft u de mogelijkheid om de klantdetails af te drukken op papier. Alle klantdetails worden afgedrukt, behalve de gekoppelde voertuigen.
Recente records: Geeft een recordlijst weer die u heeft geopend in Mijn bureaublad, en die wordt verwijderd wanneer u Mijn bureaublad verlaat. Het aantal dat het systeem onthoudt is ingesteld in de systeemparameters tot een maximum van tien.
Recente offertes: Geeft een recordlijst weer die u heeft geopend in Mijn bureaublad, en die wordt verwijderd wanneer u Mijn bureaublad verlaat. Het aantal dat het systeem onthoudt is maximum vijf.
Rapportlijst: Geeft u de mogelijkheid om rapporten uit te voeren vanuit het menu Bestand. U kunt tot vijf rapporten specificeren die u kunt afdrukken vanuit deze optie. De selectie wordt ingesteld in Toegangsbeheer gebruiker..
Overige...: Geeft u de mogelijkheid om opgeslagen en gecompileerde Rapport Generator rapporten te selecteren in de CRM Rapport Generator en die uit te voeren vanuit het CRM-scherm.
Demoboeking: Opent de Demoboekingagenda
Demoboeking autoriseren: Alleen maar als u CRM prioriteit hebt om een demoboeking te autoriseren. De benodigde prioriteit om dit te doen is aangegeven in het Demo autoriseren veld in het tabblad demoboekingen van de systeemparameters.
CRM blokkeren: De CRM blokkeren optie geeft u de mogelijkheid om uw scherm te blokkeren als u uw computer voor langere tijd verlaat en u wilt de informatie op het scherm verbergen zonder dat u de optie sluit en terugkeert naar het menu. U kunt ook het systeem zo instellen dat het scherm automatisch wordt geblokkeerd na een bepaalde tijd. Deze parameter bevindt zich in het tabblad Details van Toegangsbeheer gebruiker.
Navigatie: Een snelkoppelingsmethode om tussen de mogelijke opties van CRM snelkoppelingen te verspringen.
Controle: Toont een controle van de wijzigingen die aangebracht zijn in de momenteel geladen record.
De beschikbare opties zijn:
Mijn CRM (die ook kan worden geopend via de F7 toets)
Bedrijf (die ook kan worden geopend via de F8 toets)
Klant (die ook kan worden geopend via de F9 toets)
Voertuig (die ook kan worden geopend via de F10 toets)
Opmerking: Als u geen bedrijfs- of voertuigrecord heeft geladen en u gebruikt één van de navigatieknoppen, zult u een lege record krijgen.
Transactielog: Maakt het u mogelijk om de transacties gemaakt door de klantrecord weer te geven. Dit is mogelijk voor alle soorten transacties voor een geselecteerde periode.
Voertuig Onderhoud Opbrengst: Geeft de Aftersales opbrengstanalyse weer voor elk voertuig gekoppeld aan de geselecteerde klant.
Bestedingsanalyse: Geeft het bestedingsanalysescherm weer dat u mogelijk maakt om zowel grafisch als per regeldetail te zien hoeveel de huidige klant heeft uitgegeven over een bepaalde periode.
Klantvoertuig: Geeft de voertuiginkoop en servicehistorie van de klant weer.
Familie: Geeft de namen van alle familieleden weer gekoppeld aan de klant vanuit extra details. De naam van de partner wordt weergegeven tussen haakjes, en eventuele kinderen worden weergegeven onder de klantnaam.
Nieuw: Geeft u de mogelijkheid om een nieuw contact of een nieuwe klacht te maken.
Alternatieven: Geeft de Overzichttab weer in een alternatief scherm
Filter wijzigen: Geeft u de mogelijkheid om in het overzichtsscherm, contacten te filteren op afdeling, groepscode, locatie en verkoper. De optie om te filteren op klant contactbeheer oproepen is ook beschikbaar als deze module is aangezet. Het filter zal actief blijven totdat u Mijn desktop verlaat.
Reset filter: Stelt het filter opnieuw in naar standaard zodat alle contacten opnieuw getoond worden in het overzicht tabblad.
Recordinformatie: Geeft de volgende informatie weer over de bedrijfsrecord in het Recordeigenschappenscherm:
Het klantrecordnummer en de naam.
Recordsoort
De aanmaakdatum van de record
Gebruiker die de record aangemaakt heeft
De datum waarop de record is gewijzigd.
Het uur waarop de record is gewijzigd.
Wie de record gewijzigd heeft
Dossier: Geeft het klantrecorddossier weer. De informatie weergegeven in het dossier kan verschillen per systeem afhankelijk van de dossierinstellingen in CRM Toegangsbeheer Gebruiker.
| Knop | Optie | Omschrijving |
 |
Openen |
Geeft de Zoeken optie weer. Dit maakt het mogelijk een klant op te zoeken volgens nummer, woord, naam, initialen, postcode of telefoonnummer. |
 |
Sluiten |
Hiermee kunt u de huidige klantrecord sluiten. Als u werkt met een nieuw aangemaakte klant die nog niet is opgeslagen, wordt u gevraagd de klant op te slaan. Als u wijzigingen maakt en daarna het scherm sluit, worden de wijzigingen niet opgeslagen. |
 |
Bewerken |
Hiermee kunt u de details van de geselecteerde klant wijzigen. |
 |
Opslaan |
Maakt het u mogelijk de klantdetails op te slaan, nadat er wijzigingen zijn gemaakt in wijzigingsmodus. |
 |
Sluiten |
U kunt Mijn bureaublad verlaten en terugkeren naar het CRM hoofdmenu. |
 |
Wizardmodus |
Maakt gebruik van een wizard om een contact te kunnen aanmaken. |
 |
Verkoopanalyse |
Geeft de verkoopanalyse weer voor de geselecteerde klant d.m.v. een grafiek voor afdelingen of producten. |
 |
Brieven |
Maakt het u mogelijk om brieven te maken, te wijzigen en af te drukken terwijl u de gegevens van de klant kopieert op de brief. |
|
K.T.M. |
Geeft de vragen en antwoorden van het Klanttevredenheidsonderzoek (KTM) voor de geselecteerde klant. |
 |
Geen aantekeningen/Er bestaan aantekeningen |
Maakt het u mogelijk om aantekeningen van een klant in te voegen en om notities of documenten te scannen. |
 |
Extra details |
Hiermee kan verdere informatie over de klant worden opgeslagen, zoals interesses, hobby's, inruildetails enz. |
 |
Contacten |
Maakt het u mogelijk om klantencontacten aan te maken. |
 |
Klachten |
Maakt het u mogelijk om klachten bij te houden in het contactscherm. |
 |
Reeks |
Geeft alle contacten in de reeks weer |
 |
Bestedingsanalyse | Geeft het bestedingsanalysescherm waardoor u de bestedingen van de klant met het bedrijf kunt zien. Indien er geen bestedingsgeschiedenis is, zal een bericht u hierover inlichten. |
Tip: U kunt ook de volgende snelkoppelingtoetsen gebruiken:
Database controlebestand bekijken/afdrukken
